Teamleider IT

Doel van de functie

Als teamleider IT geef je operationeel en functioneel leiding aan de medewerkers van het team IT. Binnen het team IT ben je als teamleider meewerkend voorman of -vrouw. Je organiseert en superviseert de dagelijkse werkzaamheden: het ontwikkelen, uitvoeren en realiseren van het operationele beleid op IT-gebied. Zo garandeer je de efficiënte en continue werking van je eigen teams en de IT-werking binnen het lokaal bestuur (ocmw en gemeente).

Daarnaast ben je een inspirator. Je brengt de informaticanoden in kaart, linkt ze aan de organisatiedoelstellingen en maatschappelijke trends in het vakgebied en onderhoudt contacten met relevante externen. Je werkt een IT-visie op lange termijn uit en onderneemt initiatieven om deze te realiseren.

Jouw technische en projectmanagement vaardigheden zijn jouw troef. Je coördineert IT-projecten, in overleg met de business, en brengt ze van A tot Z tot een goed einde.

Resultaatgebieden

Deze lijst is indicatief.

1. Strategisch IT-beleid: Ontwikkelen van een beleidsvisie en formuleren van beleidsadviezen

Dit omvat onder meer:

·         Uitwerken van een toekomstgerichte IT-visie en strategie (inclusief data- en informatiemanagement) op korte, middellange en lange termijn binnen het algemeen beleid van het lokaal bestuur en dit vertalen naar een strategisch IT-beleidsplan

·         Actief participeren in de beleidsvoorbereiding: formuleren van beleidsvoorstellen en adviezen inzake IT aan het managementteam en de bestuursorganen en hiervoor het nodige beleidsondersteunend onderzoek doen

·         In samenwerking met de directeur opmaken en uitvoeren van de beleidsdoelstellingen, actieplannen en acties met betrekking tot IT, rekening houdend met het IT-beleid en de financiële impact

·         Opzetten en uitwerken van een ICT-architectuur waarbij rekening wordt gehouden met specifieke reglementering rond informatieveiligheid

·         Regelmatig afstemmen en terugkoppelen naar het bestuur met betrekking tot de voortgang van de beleidsdoelstellingen om de afstemming tussen het IT-beleid en de lange-termijn koers van de organisatie te faciliteren

·         Ervoor zorgen dat vernieuwingen, aanpassingen en uitbreidingen maximaal rekening houden met de toekomstplannen van de organisatie en met de beleidsdoelstellingen.

·         Analyseren van concrete IT-problemen en formuleren van (technische) oplossingen en adviezen

·         Identificeren van opportuniteiten voor automatisering en optimalisering in het verloop van de processen doorheen heel de organisatie

·         Zorgen voor een transparant raamwerk voor de organisatie waarin taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn toegewezen aan personen of groepen

·         Medewerkers en mandatarissen bewust maken van de eisen en regels met betrekking tot IT-gebruik, -beheer en beveiliging, GDPR-wetgeving, informatieveiligheid en de mogelijke risico’s

·         Afsprakenkaders en interne procedures uitwerken en opvolgen in het kader van risicomanagement, informatiebeveiliging, continuïteit van de dienstverlening, enz.

·         Uitbouwen van een adequaat rapporteringssysteem zodat de stand van zaken van projecten en acties wordt opgevolgd

2. Projectmatig werken: Managen en uitvoeren van IT-projecten

Dit omvat onder meer:

·         Vertalen van de meerjarenplanning naar concrete projecten

·         Technisch coördineren en/of uitvoeren van complexe projecten (bv. implementeren van organisatiebrede IT-systemen)

·         De principes en werkwijze van projectmanagement toepassen, evalueren en bijsturen

·         Het tijdelijk bijeenbrengen van verschillende kennis en disciplines in projectgroepen

·         Het uitvoeren van voorstudies opdat de behoeften vertaald kunnen worden in organisatievereisten

·         Inschatten van informaticabehoeftes en vertalen naar functionele analyses, rekening houdend met de principes inzake informatieveiligheid, IT service management en usability

·         Omschrijven van de technische en operationele vereisten in nauw overleg met de betrokkenen

·         Het opmaken en opvolgen van de business case (kwantitatief en kwalitatief) en een advies formuleren aan het managementteam en de bestuursorganen

·         Opmaken van een projectplan en voortgangsbewaking (periodieke rapportage aan de projectsponsor)

·         Op elkaar afstemmen van de verschillende belanghebbenden

·         De teams begeleiden bij het uittekenen van de business processen en samen zoeken naar optimalisaties

·         De vooropgestelde timing van projecten bewaken

·         Formuleren van voorstellen naar optimalisatie in uitvoering met betrekking tot middelen en kosten zodat het resultaat en de kost van de projecten op een aanvaardbaar niveau worden gehouden

·         Fungeren als eindverantwoordelijke voor de operationele taakuitvoering van IT-projecten, dit zowel op projectmatig vlak als op technisch vlak

·         Leren uit de verschillende projecten en de conclusies ter beschikking stellen van de organisatie en toepassen in volgende projecten

3. Systeembeheer en IT-infrastructuur

Dit omvat onder meer:

·         Organiseren en beheren van de bestaande IT-omgeving bv. architectuur, netwerken (installatie, configuratie, probleemoplossing), hard- en software, gegevensopslag, databanken, e-mail, webmail, SPAM-filtering, firewalls, multifunctionele printers, connectiviteit, telefoniesystemen, antivirusacties, certificaten en licenties, servercapaciteit, performantie – en stabiliteitstesten,  …)

·         De IT dienstverlening afstemmen op deze van externe partners wanneer (een deel van) de dienstverlening wordt uitbesteed

·         De operationele IT-omgeving bewaken en meehelpen bij het opzetten van monitoring voor bestaande systemen

·         Mee uittekenen van de beveiliging van de IT-omgeving (toegangen, rechten en rollen, mappenstructuur)

·         Controleren van authenticaties en toepassingssoftware en signaleren bij misbruik of wantoestanden

·         Administratie en onderhoud van het bestaande netwerk, de bestaande gegevensopslag, server-infrastructuur, applicatieplatformen, systeemsoftware en bedrijfsapplicaties

·         Coördineren van de planning (onderhoud, back-ups, herstellingen, updates, vervangingen)

·         Documenteren van installaties, configuraties en beheer van de IT-omgeving, alsook het up-to-date houden van de bestaande documentatie

·         Inventariseren en actualiseren van hard- en software

·         Adviseren over de aankoop van hard- en software, vereenvoudigen van het applicatielandschap door keuzes te maken

·         Streven naar een uniforme IT-omgeving en een geïntegreerd geheel

·         Kiezen, testen, implementeren, integreren en onderhouden van IT-toepassingen bv. software en webtoepassingen

·         Zorgen voor een optimaal voorraadbeheer (laptops, dockings, smartphones, beschermingsmaterialen, …)

·         Opstellen van procedures en treffen van passende maatregelen in geval van ernstige defecten en/of crisissituaties

·         Controleren op het correct opvolgen van de GDPR-regelgeving

·         Anticiperen om de werking voortdurend te verbeteren

4. Helpdesk en gebruikersbegeleiding

Dit omvat onder meer:

·         De werking van het helpdesk team coördineren

·         Coördineren en oplossen van alle IT-gerelateerde problemen van de eindgebruikers bv. software (Office 365, applicaties van de verschillende teams), hardware (multifunctionele printers, beamers, smartboard, …)

·         Coördineren en opvolgen van de IT-helpdeskopdrachten (eindgebruikers informeren, leveranciers contacteren en inschakelen, escaleren waar nodig, alternatieve oplossingen voorstellen, …)

·         Technische ondersteuning bieden aan de helpdeskmedewerkers bij complexe problemen

·         Waken over de correcte toepassing en continuïteit van procedures

·         Aansporen tot het gebruik van de juiste IT-middelen

·         Structurele IT-problemen in kaart brengen en een aanpak uitwerken

·         De binnengekomen meldingen analyseren en leerpunten voor de organisatie trekken

·         Het stimuleren van user adoption via diverse methodieken bv. opleidingen, interne handleidingen op maat van de eindgebruikers, workshops, webinars, …

5. Informatiemanagement en -veiligheid

Dit omvat onder meer:

·         In nauw overleg met de functionaris voor gegevensbescherming, de diverse vakinhoudelijke activiteiten inherent aan informatieveiligheid en gegevensbescherming voorbereiden en uitvoeren volgens de vooropgestelde kwaliteitsvereisten en procedures met als doel aan de bevoegde instanties of personen gespecialiseerde informatie, diensten en/of producten af te leveren

·         De toepassing van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in het lokaal bestuur actief mee implementeren en ondersteunen bv. sensibilisering, procesoptimalisaties, risicoanalyses, data-bescherming, privacy...

·         Formuleren van een globale visie op data- en informatiemanagement, vertalen naar een strategie en implementeren in de organisatie zodat het lokaal bestuur geïntegreerd en toekomstgericht werkt rond data en informatie

6. Budget- en contractbeheer

Dit omvat onder meer:

·         Mee instaan voor de budgetopmaak, -opvolging en -evaluatie

·         Toezien op een efficiënt kosten- en tijdsbeheer: de beschikbare middelen op een zo efficiënt mogelijke manier inzetten

·         Opvolgen en adviseren van IT-aankopen aan de hand van prijsvergelijkingen, marktonderzoeken, enz.

·         Verstrekken van advies met betrekking tot de toewijzing van de levering van nieuwe hardware, systeemsoftware, toepassingssoftware, communicatiemiddelen

·         Viseren van de binnengekomen facturen

·         Zorgen voor een correcte naleving van de contracten

·         Inventariseren en actueel houden van samenwerkingsverbanden met leveranciers en externe partners

·         Contracten evalueren met het oog op een eventuele verlenging

7. Coördineren en organiseren van de werking van het team

Dit omvat onder meer:

·         Opvolgen van de planning van de werkzaamheden en coördineren van de dagelijkse activiteiten van het team in samenwerking met de directeur

·         Definiëren van processen om de voortgang ten aanzien van (lange termijn) resultaten te kunnen opvolgen en duidelijke kwaliteitscriteria bepalen

·         Instaan voor de continuïteit van de dienstverlening

·         Uittekenen en optimaliseren van IT-processen en werkwijzen, zowel binnen het eigen team als binnen de gehele organisatie

·         Meewerken aan de digitalisering en automatisering van werkprocessen

·         Het introduceren van nieuwe structuren, processen en procedures, in functie van het realiseren van het beleid

·         Veranderingen introduceren en begeleiden: Een stappenplan met duidelijke afbakening van verantwoordelijkheden opstellen

·         Indien nodig de processen en structuren bijsturen om de efficiëntie van de werking en/of de kwaliteit van de dienstverlening te verhogen

·         Bewaken van de kwaliteit van de interne werking en dienstverlening door het organiseren van klantenbevragingen en het uitvoeren van controles op kwaliteit, rentabiliteit en efficiëntie van de uitgevoerde taken, informatieverstrekking en toepassing van interne procedures en werkprocessen

8. Communicatie en netwerken

Dit omvat onder meer:

·         Zorgen voor een vlotte samenwerking, communicatie en kennisuitwisseling binnen het team

·         Actief participeren aan intern overleg (werkvergaderingen, overlegvergaderingen naar aanleiding van een specifiek project)

·         Ervoor zorgen dat iedere (project)medewerker over alle informatie beschikt die hij/zij nodig heeft om zijn/haar taken goed te kunnen uitvoeren

·         Bevorderen van de communicatie in alle richtingen (top-down, bottom-up en horizontaal)

·         Signaleren van noden, behoeften en tekorten vastgesteld tijdens het werken met de diverse medewerkers

·         Rapporteren over de voortgang en de resultaten van initiatieven, projecten en beleidsdoelstellingen aan het management en de bestuursorganen

·         Het overleggen van nieuwe IT-initiatieven met de interne betrokkenen en het bestuur

·         Draagvlak en betrokkenheid creëren bij teamoverschrijdende projecten

·         Het team vertegenwoordigen in verschillende werkgroepen en hierover terugkoppelen

·         Meningen en standpunten van het administratief personeel vertolken naar het beleidsniveau

·         Afhandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen: instaan voor een transparante communicatie en informatiedoorstromig naar de eindgebruikers

·         Zorgen voor een goede informatiedoorstroom naar team communicatie (intranet, digitale nieuwsbrief, informatie voor de gemeentelijke website, …)

·         Beleidsbeslissingen en nuttige informatie communiceren naar de verschillende teams, zodat de medewerkers op de hoogte zijn van de genomen beslissingen

·         Onderhouden van contacten met (software)leveranciers, ontwikkelaars, collega's, andere besturen, vakverenigingen, externe experten en andere stakeholders, steeds met een kritische blik, om de beste werking voor het lokaal bestuur te bewerkstelligen

·         Delen van kennis en expertise

·         Deelnemen aan samenwerkingsverbanden met buurtgemeenten en externe instanties

·         Fungeren als contactpersoon naar andere openbare besturen, particuliere instellingen of organisaties

·         Goede relaties onderhouden met klanten, instaan voor een goede communicatie en klachtenbehandeling

9. Verbetering en innovatie

Dit omvat onder meer:

·         Open staan voor vernieuwing en deze toepassen in het werkveld

·         Actief opvolgen van trends en innovaties in het vakgebied, nieuwe technologieën relevant voor het lokaal bestuur implementeren in de organisatie

·         Het bestuur en collega’s informeren omtrent activiteiten en ontwikkelingen die betrekking hebben op de beleidsdomein van het team

·         De noden van de verschillende teams systematisch analyseren om de IT-infrastructuur continu te verbeteren

·         Proactief nadenken over technologische verbetermogelijkheden en initiatieven ontwikkelen om administratieve en operationele procedures te verbeteren

·         Formuleren van voorstellen en suggesties tot verbetering van de werking van het team en actief meewerken aan de implementatie hiervan

• Een diepgaande, technische IT-gerelateerde kennis (windows server, exchange, SQL-server, Active Directory, Azure, VMWare, VEEAM, Office 365, Sharepoint, Microsoft Dynamics CRM, …)

• Kennis hebben van de maatschappelijke evoluties binnen het vakgebied

• Kennis van en ervaring met informatie- en datamanagement

• Kennis van en ervaring procesmanagement

• Kennis van en ervaring met projectmanagement

• Algemene kennis van de werking van een gemeente en overheidsinstellingen, kennis van het Decreet Lokaal Bestuur en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), of bereid zijn om deze te verwerven

• Bereid zijn zich te verdiepen in de softwareprogramma’s eigen aan het team en zich snel nieuwe IT-toepassingen eigen kunnen maken

• Inzicht hebben in de mogelijkheden en de algemene evolutie van ICT en automatisatiemogelijkheden