Teamleider burger

Doel van de functie

Als teamleider Burger sta je in voor de dagelijkse leiding van de dienst bevolking en burgerlijke stand. Je stuurt de medewerkers aan, ontwikkelt, bewaakt en voert taken binnen het werkingsgebied van het team uit. Dit alles met het oog op een kwaliteitsvolle dienstverlening en een correcte toepassing van de geldende wetgeving.

Takenpakket

Deze lijst is indicatief.

a) Coördinatie van het team

Het waken over het efficiënt en doeltreffend inzetten van mensen en middelen binnen het team burger zodat de continuïteit en kwaliteit (o.a. klantgericht) van de dienstverlening gegarandeerd blijft. Dit omvat onder meer volgende taken:

• Opmaken werkregelingen, toekennen verloven, opvolgen ziektes,...

• Delegeren van taken aan medewerkers in functie van hun competenties en rekening houdend met een evenwichtige taakverdeling onder de medewerkers

• Opvolgen van de voortgang van de taakuitvoering

• Waken over de kwaliteit (o.a. klantgericht, naleving wetgeving,…) van de geleverde diensten

• Zorgen voor de aan- en bijsturing van processen en projecten

b) Leiding geven aan team burger

Het aansturen van de medewerkers van team burger, hen coachen en motiveren zodat ze hun taken en opdrachten efficiënt en kwaliteitsvol kunnen realiseren. Dit omvat onder meer volgende taken:

• Instructies geven over de uit te voeren taken

• Bijstand verlenen bij complexe dossiers

• Zorgen voor een goede interne communicatie: vb. door organiseren van regelmatig werkoverleg met de medewerkers zodat zij kunnen functioneren als één team

• Inschatten van de capaciteiten van de medewerkers en deze optimaal proberen te benutten

• Feedback geven over het functioneren van de medewerkers

• Begeleiden en opleiding voorzien van de medewerkers

• Zorgen voor een duidelijke formulering van taken, rollen, opdrachten, verantwoordelijkheden

• Openstaan voor vragen van de medewerkers

c) Het verzekeren van een klantgerichte, kwaliteitsvolle en correcte dienstverlening aan de balie op het vlak van burgerlijke stand, bevolking, vreemdelingen en strafregister, met respect voor de reglementering (front-office)

• De teamleider coördineert de front-office diensteverlening en zal, om voldoende voeling te houden met alle producten van team burger, inspringen waar nodig voor o.a. :

  • Behandelen van aangiftes geboorten, overlijdens, huwelijken, echtscheidingen, nationaliteit,…

  • Aannemen en opstellen van akten van erkenning

  • Opmaken en afleveren van attesten en uittreksels (bv. uit het bevolkingsregister, strafregister,…)

  • Informatie en ontvangst van verklaringen van orgaandonatie en laatste wilsbeschikking

  • Opmaak, aflevering en registratie rijbewijzen

  • Opmaak van aanvraag en aflevering van internationale paspoorten

• De teamleider zal naast de algemene coördinatie van de dienstverlening ook zelf instaan voor het behandelen van de complexe dossiers. De teamleider leidt hierin ook één of meerdere medewerkers op zodat zij kunnen fungeren als back-up.

• Processen van het team met een klantgeoriënteerde bril voortdurend optimaliseren met respect voor het wettelijk kader

• Projecten en acties uitwerken om de klantgerichte dienstverlening verder te ontwikkelen binnen de evoluerende context (vb. informatisering, evoluties e-loket,…)

d) Het opvolgen van de wetgeving en onderrichtingen op het vlak van burgerlijke stand, bevolking, vreemdelingen, strafregister en kiesverrichtingen, zodat de dienstverlening binnen een correct juridisch kader kan verlopen

Dit omvat onder meer volgende taken:

• Opvolgen van de wetgeving en onderrichtingen inzake burgerlijke stand, bevolkingsregisters, strafregister, vreemdelingen, kiesverrichtingen

• Uit eigen initiatief opvolgen van de relevante vaktijdschriften en naslagwerken

• De wetgeving vertalen in voor de medewerkers duidelijke richtlijnen en procedures

• Organiseren van de verkiezingen voor de gemeente

Team burger heeft de producten van zijn team onder de medewerkers verdeeld op basis van volgende specialisaties : bevolking + verkiezingen, burgerlijke stand en vreemdelingen. De teamleider volgt gedetailleerd alle wetgeving en richtlijnen op betreffende vreemdelingzaken. Daarnaast behoudt de teamleider het overzicht van alle relevante opleidingen en nieuwe wetgeving rond de specialisaties bevolking en burgerlijke stand en delegeert dit aan de desbetreffende deskundigen en hun back-ups.

e) Contactpersoon – Fungeren als aanspreekpunt ten aanzien van verschillende actoren om de interne en externe communicatie te bevorderen

 Dit omvat onder meer volgende taken:

• Het fungeren als contactpersoon ten aanzien van de toezichthoudende overheid

• Het organiseren van overleg en optimaliseren van de samenwerking met lokale en bovenlokale diensten en instanties

• Goede contacten onderhouden met de algemeen directeur, de directeur Burger en Welzijn, de burgemeester en de bevoegde schepen

• Het actualiseren van de externe communicatie door de dienst vb. website, Lievelink,…

• Kennis van het decreet Lokaal Bestuur

• Kennis van het administratief recht

• Kennis van de regelgeving inzake burgerzaken en van de pakketten die op de dienst gebruikt worden inzake bevolking, burgerlijke stand, strafregister, rijbewijzen, identiteitskaarten,…

• Algemene kennis van de werking van een gemeente en overheidsinstellingen