Financieel deskundige

Doel van de functie

Je bent mee verantwoordelijk voor het in kaart brengen en optimaliseren van de financiële dienstverlening binnen het lokaal bestuur Lievegem (gemeente en OCMW).

Je initieert, begeleidt en coördineert hierbij financiële projecten binnen de organisatie.

Als financieel deskundige ondersteun je de teamleider financiën. Je geeft als financieel expert ondersteuning en advies aan collega’s van je eigen team. Anderzijds fungeer je ook als expert voor de collega’s van andere teams binnen de organisatie.

Takenpakket

Deze lijst is indicatief.

a) Professionaliseren en optimaliseren van de werking van de dienst financiën met het oog op het winnen van efficiënte effectiviteit

• Doorlichten en in kaart brengen van werkprocessen in kader van financiële dienstverlening van de organisatie

• Kritisch analyseren van financiële processen, verbeterpunten en efficiëntiewinsten benoemen en verbetervoorstellen concretiseren

• In kaart brengen van de financiële aspecten binnen de werkstromen bv. kassa’s, kredietcontrole, kredietvoorwaarden, provisies, …

• Optimaliseren van de financiële processen vanuit het klantenstandpunt van de andere teams binnen het lokaal bestuur

• Aanbrengen van nieuwe beleidsitems op basis van signalen uit het werkveld

• Formuleren van beleidsvoorstellen, nota’s en adviezen

• Leggen van verbindingen naar andere beleidsdomeinen en een meer integrale aanpak

b) Initiëren, coördineren en opvolgen van projecten gelinkt aan financiële dienstverlening binnen het lokaal bestuur

• Formuleren van voorstellen om de operationele werking bij te sturen

• Uitwerken van handleidingen, formulieren, nieuwe procedures, … van financiële projecten

• Zelfstandig uitwerken van projecten (van A tot Z) en deze concreet en efficiënt voorstellen aan je team en de andere teams; hierin een voortrekkersrol opnemen, zowel binnen je eigen team als organisatiebreed

• Openstaan voor verandering en vernieuwende projecten; hiervan een ambassadeur zijn en de collega’s begeleiden tijdens implementatie en toepassing van het verandertraject

c) Ondersteuning bieden aan de teamleider financiën

• Bijstaan van de teamleider financiën bv. bij gevraagde rapporteringen

• Mee voorbereiden van en opvolgen van de rapporten van de (wijzigingen van) de meerjarenplanning en de jaarrekening

• Mee voorbereiden, opvolgen en bijsturen van de strategische en operationele planning om de beleidsdoelstellingen van het team te bereiken

• Maken en opvolgen van subsidiedossiers

• Proactief initiatief nemen en concrete verbetervoorstellen aan de teamleider voorleggen voor verbetering

• Mee waken over een kwaliteitsvolle financiële dienstverlening binnen de organisatie

• Professioneel advies verlenen inzake inhoudelijke aspecten bv. uitvoerende taken medewerkers, lopende projecten, analyses, …

• Mee verantwoordelijkheid nemen over de financiële dienstverlening binnen het lokaal bestuur en waar nodig bijsturen

d) Samenwerkingsverbanden en externe vertegenwoordiging invullen en onderhouden

• Het fungeren als contactpersoon ten aanzien van de toezichthoudende overheid en andere openbare besturen en instanties

• Het organiseren van overleg en optimaliseren van de samenwerking met lokale en bovenlokale diensten en instanties

• Onderhouden van relaties met diverse departementen van de Vlaamse overheid

e) Interne en externe communicatie

• Verzorgen van een duidelijke, heldere communicatie van financiële projecten binnen het eigen team en organisatiebreed, aangepast aan het doelpubliek

• Hanteren van een duidelijke, heldere, overtuigende en professionele communicatiestijl (mondeling en schriftelijk), zowel in externe communicatie naar verschillende actoren als binnen de organisatie

• Opstellen van duidelijke en zorgvuldige rapporten over de voortgang van financiële projecten, processen, …

• Gebruik maken van een positieve ingesteldheid en motiverende communicatiestijl

f) Beleidsadvisering en ondersteuning

Het uitwerken van beleidsvoorstellen en adviezen in het financiële vakdomein om de beleidsdoelstellingen te realiseren

Dit bevat onder meer:

• Het begeleiden en ondersteunen van andere teams in de dagdagelijkse uitvoering van hun diverse financiële werkprocessen

• Op basis van analyse van de werkprocessen het blootleggen van verbeterpunten, in samenwerking met de teamleider financiën beleidsvoorstellen en adviezen opmaken en realiseren

g) Administratieve, uitvoerende taken en rapportering

• Ondersteunen en adviseren van de collega’s van team financiën

• Bijspringen bij uitvoerende taken indien noodzakelijk

• Opstellen van kwaliteitsvolle, zorgvuldige rapporten over de voortgang van de projecten en optimalisaties

h) Kwaliteitsbeleid (kwaliteitszorg)

Waken over de kwaliteit van de financiële projecten en financiële dienstverlening. Evalueren en bijsturen.

Dit bevat onder meer:

• Begeleiden en ondersteunen van andere teams in de dagdagelijkse uitvoering van hun diverse financiële werkprocessen

• Begeleiden van collega’s van je team met jouw professionele expertise en hen coachen bij mogelijke optimalisaties

• In kaart brengen van de financiële processen met kwaliteit als uitgangspunt

• Uitbouwen en implementeren van kwaliteitscontroles in het kader van organisatiebeheersing

h) Wetgeving en regelgeving

Op de hoogte blijven van nieuwe financiële wet- en regelgeving die van toepassing is op overheidsinstanties.

Dit bevat onder meer:

• Binnen de organisatie nieuwe reglementeringen en wetgevingen verstaanbaar communiceren, zowel binnen het eigen team financiën als bij andere teams wanneer nodig

• Proactief informatie vergaren bij wijzigende wet- en regelgeving, medewerkers hierover informeren en nagaan of de nieuwe regelgeving wordt toegepast en nageleefd

• Algemene kennis van de werking van een lokaal bestuur en andere overheidsinstellingen, kennis van het decreet lokaal bestuur, kennis van de beleids- en beheerscyclus voor lokale besturen of bereid zijn om deze te verwerven

• Grondige boekhoudkundige kennis

• Kennis hebben van de maatschappelijke evoluties binnen de financiële sector

• Actief raadplegen van vakgerichte informatie, vakkennis gebruiken om een visie te ontwikkelen met beleidsvoorstellen

• Zeer goede kennis van de gangbare administratieve softwaretoepassingen (MS Excel, Outlook, Word, PowerPoint)

• Inzicht hebben in de mogelijkheden en de algemene evolutie van ICT en automatisatiemogelijkheden en bereid zijn zich snel in te werken in teameigen software