Evenementencoach

Doel van de dienst

De functie situeert zich binnen de cluster ‘Vrije Tijd en Onderwijs’.

De evenementencoach is verantwoordelijk voor en staat in voor de voorbereiding, uitvoering en opvolging van het evenementenbeleid van de gemeente. De evenementencoach gaat daarbij proactief en vernieuwend aan de slag, tekent processen uit en trekt een digitale kaart ter ondersteuning van de eigen werking en die van organisatoren.

Hij/zij vormt een brug tussen organisatoren en veiligheidsdiensten, leidt evenementenaanvragen administratief in goede banen, coördineert en optimaliseert de logistieke ondersteuning vanuit de uitleendienst en bouwt een kennisexpertise uit ten behoeve van organisatoren van evenementen in Deerlijk.

Takenpakket

Beleidsvoorbereiding en opvolging

De evenementencoach werkt een visie uit voor de gemeentelijke ondersteuning van evenementen op haar grondgebied. Hij/zij stemt het evenementenbeleid af op nieuwe ontwikkelingen en maatschappelijke veranderingen. Bij de uitvoering van het evenementenbeleid staat een proactieve aanpak voorop als basis voor geslaagde en veilige evenementen.

De evenementencoach staat in voor de administratieve opvolging van evenementen(aanvragen), inclusief het voorbereiden van de aan het evenement verbonden besluiten en/of vergunningen afgeleverd door het college van burgemeester en schepenen en/of de burgemeester. 

De evenementencoach is zelf geen organisator van evenementen, maar vanuit diens expertise ondersteunt hij/zij zowel interne diensten als externen bij het organiseren van evenementen.

De evenementencoach staat in voor het budgetbeheer en behandelt de aanvragen van premies en toelagen.

Digitaal evenementenloket

De evenementencoach beheert het digitale evenementenloket en voert verbeteringen hieraan uit. Dit portaal biedt een snelle, makkelijke en volledige manier waarlangs organisatoren een evenementenaanvraag kunnen indienen en/of materiaal bij de uitleendienst kunnen aanvragen. Ook de verdere (digitale) behandeling van een evenementenaanvraag door de betrokken gemeente- en veiligheidsdiensten maakt integraal deel uit van dit evenementenloket.

De evenementencoach beheert de centrale evenementenkalender, dewelke deel uitmaakt van het portaal, en bewaakt dat deze kalender zo actueel en gebruiksvriendelijk mogelijk is.

Coördinatie uitleendienst

De evenementencoach staat in voor het opstellen, implementeren, evalueren en bijsturen van het beleid inzake de logistieke ondersteuning van zowel gemeentelijke als niet-gemeentelijke activiteiten en evenementen. De coördinatie van de gemeentelijke uitleendienst omvat onder meer de volgende taken:

·       Uitwerken van een visie voor een doeltreffender uitleendienst.

·       Opmaken en opvolgen van (retributie-)reglementen en procedures  van de uitleendienst.

·       Stockbeheer (inclusief aankoop materialen en organisatie van onderhoud/herstellingen materialen).

·       Opmaak van planning levering materialen in overleg met dienst feestelijkheden.

·       Coördinatie van de afhaaldienst voor materialen in het vrijetijdspunt.

·       Opvolgen van schadedossiers en rapportering met betrekking tot de uitleendienst.

Overleg en advisering

De evenementencoach is aangaande evenementen hét aanspreekpunt voor organisatoren, betrokken gemeente- en veiligheidsdiensten. Hij/zij treedt proactief in overleg met zowel organisatoren als veiligheidsdiensten en legt zodoende duurzame contacten die bemiddeling en probleemoplossingen (relatiebeheer) faciliteren.

De evenementencoach neemt een coördinerende rol op in de evenementencel (als onderdeel van de veiligheidscel). Deze coördinatie omvat:

·       Plannen van de vergaderingen en uitnodigen van de leden (in nauw overleg met de noodplanningsambtenaar).

·       Bepalen van de agenda (in nauw overleg met de noodplanningsambtenaar).

·       Verslaggeving van de evenementencel, informatiedoorstroom naar de leden en betrokken organisatoren, opvolging van de gemaakte afspraken.

·       Eerste aanspreekpunt voor veiligheidsdiensten voor wat betreft evenementen(advies/-planning).

·       Plannen, bijwonen en opvolgen van veiligheidsrondgangen bij evenementen.

·       Evaluatie van evenementen in samenspraak met organisatoren, gemeente- en veiligheidsdiensten.

De evenementencoach vertegenwoordigt de gemeente in het Centraal Feestcomité. Hij/zij volgt de vergaderingen en vormt de administratieve brug naar het gemeentebestuur.  

De evenementencoach is niet alleen het aanspreekpunt voor externe organisatoren van kermissen, fuiven, events … maar verleent ook advies aan interne diensten inzake de organisatie van evenementen.

Kermisattracties en -gastronomie

De evenementencoach staat in voor de opvolging (inclusief administratieve luik) van de standplaatsabonnementen van kermisattracties en kermisgastronomie.

De evenementencoach ziet toe op de correcte toepassing van geldende wetgeving en volgt wijzigingen in de wetgeving op. 

De evenementencoach volgt in samenwerking met het vrijetijdspunt de administratie van evenementen verder op.

Kennisdeling

De evenementencoach vergaart kennis en expertise relevant voor het organiseren van evenementen en deelt deze kennis met interne en externe organisatoren. Hij/zij benut deze kennis voor het beantwoorden van specifieke vragen van organisatoren, het uitwerken van een FAQ-lijst en voor het periodiek organiseren van vormings- en informatiemomenten over algemene thema’s die organisatoren aanbelangen.

Vertrouwelijkheid persoonsgegevens

Als medewerker bij een lokaal bestuur bestaat de kans steeds dat je in contact komt met persoonsgegevens. Deze worden in geen geval  bijgehouden, geconsulteerd of verstrekt, ook niet binnen de organisatie of met het bestuur, wanneer dit niet noodzakelijk is voor de uitoefening van de taak of indien er geen wettelijke plicht toe bestaat. Bij twijfel neem je contact op met de informatieveiligheidsconsulent van het bestuur.

Ons aanbod

Een voltijdse contractuele aanstelling van onbepaalde duur.

·       Een job binnen een omgeving die meerwaarde wil scheppen voor burgers, verenigingen en ondernemingen.

·       Een organisatie die je vertrouwen én verantwoordelijkheid geeft.

·       De mogelijkheid om aan flex- en telewerk te doen binnen een vastgesteld kader (waar mogelijk).

·       Een verloning in salarisschaal B1-B3: het minimum geïndexeerd bruto maandloon wordt bepaald door jouw anciënniteit.

Diensten gepresteerd bij een andere overheid of relevante beroepservaring in de privésector of als zelfstandige komen in aanmerking voor de toekenning van de geldelijke anciënniteit.

Aarzel niet om bij de personeelsdienst een gepersonaliseerde simulatie op te vragen via personeel@deerlijk.be

·       30 verlofdagen voor een volledig dienstjaar.

·       Extralegale voordelen: een hospitalisatieverzekering, maaltijdcheques (7,50 euro), fietsvergoeding (0,35 euro/km), gratis openbaar vervoer woon-werkverkeer, aanvullend pensioenplan (tweede pensioenpijler), aansluiting bij de sociale dienst GSD-V met tal van voordelen en de kortingskaart PlusPas.

Algemene toelatingsvoorwaarden

·       Je vertoont een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de functie. We toetsen dit aan de hand van een recent uittreksel (maximum 3 maanden oud) uit het strafregister. Als daarop een ongunstige vermelding voorkomt, mag je daarvoor een schriftelijke toelichting voorleggen.

·       Je geniet alle burgerlijke en politieke rechten.

·       Je bent medisch geschikt voor de uit te oefenen functie, in overeenstemming met de wetgeving betreffende het welzijn van de werknemers bij uitvoering van hun werk.

·       Bij een contractuele aanwerving: geen nationaliteitsvereiste (wel legaal in België verblijven en tot de arbeidsmarkt zijn toegelaten).

Algemene en specifieke aanwervingsvoorwaarden

·       Je bent houder van een diploma dat minstens toegang geeft tot een functie van niveau B  (een bachelordiploma of een diploma van het hoger onderwijs van één cyclus of daarmee gelijkgesteld onderwijs).

·       Je bezit een geldig rijbewijs van minstens categorie B.

·       Je voldoet aan de vereiste over de taalkennis, opgelegd door de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966.

·       Je slaagt voor de selectieprocedure.