Doel van de functie

Als deskundige technieken en gebouwenbeheer ondersteun je de teamleider patrimonium bij de voorbereiding, de coördinatie, de opvolging en de controle van nieuwbouw, verbouwing, renovatie, uitrusting en onderhoud van het patrimonium van het lokaal bestuur Lievegem.

In het bijzonder van de technische installaties (HVAC, elektriciteit, brand- en inbraaksystemen en bijhorende sturingssystemen, gebouwbeheersystemen, liften, sanitair, ….)

Met als doelstelling de infrastructuur en haar uitrusting operationeel te houden, aangepast aan de hedendaagse noden, toegankelijk voor iedereen, veilig, energiezuinig en onderhoudsvriendelijk, met aandacht voor duurzaam en ecologisch gebruik van materialen en technieken.

Resultaatgebieden

1. Ondersteuning bieden bij de voorbereiding, coördinatie, opvolging en controle van werken aan het patrimonium van de gemeente en het OCMW, in het bijzonder van de technische installaties (HVAC, elektriciteit, brand- en inbraaksystemen en bijhorende sturingssystemen, gebouwbeheersystemen, liften, sanitair, …).
Dit omvat onder meer:

• Coördineren en opvolgen van dagelijkse meldingen over het patrimonium, in het bijzonder van de technische installaties (bv. defecten)

• Inschatten of werken al dan niet in eigen beheer kunnen uitgevoerd worden
• Uitwerken en plannen van interne werken, optimaal inzetten van middelen (materiaal, medewerkers, budget, tijd) in samenspraak met de teamleider patrimonium
• Opvolgen van de planning en bewaken van de doorlooptijd van werkopdrachten (3P) zodat werken tijdig en juist uitgevoerd worden
• Waken over de kwaliteit en kwantiteit van de geleverde diensten en verbetervoorstellen formuleren
• Voorbereiding en opvolging van dossiers (prijsvragen, bestekken, …)
• Bijhouden, opvolgen en up-to-date houden van de inventarisatie van technische installaties (verwarming, ventilatie, airconditioning (HVAC), elektriciteit, brand- en inbraakalarmen en bijhorende sturingssysteem, gebouwbeheerssystemen, liften, sanitair, ….
• Plannen en coördineren van het (preventief) onderhoud van de technische installaties en bijhorende keuringen met externe partners
• Opvolgen en archiveren van verslagen van installaties, machines, gemechaniseerde werktuigen, individuele en collectieve beschermingsuitrustingen
• Rondgang van de gebouwen met de preventieadviseur
• Beheren van onderhoudscontracten
• Verstrekken van adviezen bij het toezicht, het onderhoud en het gebruik van individuele en collectieve beschermingsmiddelen, machines en installaties

2. Ondersteuning bieden bij de voorbereiding, coördinatie, opvolging en controle van uitbestede werken aan het patrimonium van de gemeente en het OCMW, in het bijzonder van de technische installaties (HVAC, elektriciteit, brand- en inbraaksystemen en bijhorende sturingssystemen, gebouwbeheersystemen, liften, sanitair, …).
Dit omvat onder meer:
• Uitwerken en opvolgen van de planning in samenwerking met de leidinggevende(n)
• Implementeren van beleidsbeslissingen met betrekking tot de technieken en bijhorende installaties
• Tijdig opstarten, zorgvuldig toepassen en opvolgen van de diverse overheidsopdrachten en procedures
• Het voorbereiden van het respectievelijk dossier (uit te voeren werken). Het opmaken van een programma van eisen
• Opmaken van digitale tekeningen, bestekken, meetstaten en opvragen van prijzen
• Het onderzoeken van de technische en financiële haalbaarheid, rekening houdende met de beschikbare budgetten en met de voorstellen en adviezen van de leidinggevenden
• In samenwerking met de leidinggevende(n) de opmaak van het aanbestedingsdossier voorbereiden. Het verzamelen van alle relevante informatie, documentatie, plannen, vergunningen,…) aan de hand van de eigen technische kennis of extern ingewonnen adviezen
• Beoordelen van de inschrijvingen, vergelijken van offertes, opmaken gunningsbesluiten, …
• Controle van de eigen dossiers op naleving wetten, reglementeringen, en vergunningen
• De aanbesteding mee opvolgen: plannen van oriënterende vergaderingen met de betrokken partijen (interne klant, aannemers, …) en werfbezoeken uitvoeren
• Controleren van de werkzaamheden en vorderingsstaten
• Kleine problemen zelfstandig oplossen en grote problemen voorleggen aan de leidinggevende (bv. wijzigingen, meerwerken, …). Een voorstel uitwerken voor het college van burgemeester en schepenen en oplossingen aanbieden. Het mee opvolgen van de uitvoering of levering. Controleren en beoordelen van de eind(meet)staten en het proces-verbaal agenderen voor de zitting van het college van burgemeester en schepenen
• Lopende contracten en overeenkomsten van diverse aard inventariseren en beheren
• Opvolgen van deadlines in contracten

3. Projectmatig werken: beheren van specifieke, duidelijk afgebakende en team overschrijdende projecten
Dit omvat onder meer:
• De principes en werkwijze van projectmanagement toepassen, evalueren en bijsturen
• Het tijdelijk bijeenbrengen van verschillende kennis en disciplines in projectgroepen
• Fungeren als projectleider voor (ver)bouwprojecten
• De vooropgestelde timing en budget van projecten bewaken
• Voorbereiding, coaching, advisering, opvolging en eventueel bijsturing van projecten
• Leren uit de verschillende projecten en de conclusies ter beschikking stellen van de organisatie en toepassen in volgende projecten

4. Administratief opvolgen en verwerken van de voormelde bouwdossiers alsook het administratief ondersteunen van het team:
Dit omvat onder meer:
• Opmaak van een korte en lange termijn onderhoudsplanning en dit zowel voor eigen techniekers als voor externe aannemers
• Opmaken van allerhande briefwisseling, verslaggeving, rapporten,…
• Opmaken van nota’s en besluiten voor het college van burgemeester en schepenen
• Onthaal, informatie en het accuraat doorverwijzen van interne of externe betrokken partijen
• Bijhouden, aanvullen en beheren van de post interventiedossiers
• Het opvolgen van projecten inclusief het opmaken van bestekken voor het uitvoeren van werken en leveringen in functie van het dagelijks operationeel beheer van de technische installaties (herhalingsopdrachten – onderhoud technieken)
• In overleg met de leidinggevende uitwerken van diverse procedures en afspraken ten behoeve van de werking van de dienst
• Opvolgen, controleren en coördineren van dossiers van collega’s (bij hun afwezigheid)
• Opvolgen en adviseren van werken via 3P
• Ondersteuning bieden aan de leidinggevende voor aankopen/werken/diensten inclusief opvolging via 3P

5. Instaan voor een open communicatie, intern en extern
Dit omvat onder meer:
• Het leggen en onderhouden van contacten en relaties met externe partners, aannemers, leveranciers, veiligheidscoördinator, studiebureaus, ontwerpers, ...) om gegevens en informatie te bekomen, de dienstverlening en/of de (samen)werking te optimaliseren en de interne expertise verder uit te bouwen
• Het ontvangen van vertegenwoordigers, aannemers, leveranciers, fabrikanten,…
• Contacten met keuringsorganisaties
• Deelnemen aan vergaderingen, werkgroepen, stuurgroepen, het bijwonen van werfvergaderingen enz.
• Fungeren als aanspreekpunt tussen de gebouweigenaar/huurder en de interne administratie
• Fungeren als aanspreekpunt voor de gebruikers voor technische mankementen aan het patrimonium van de gemeente en het OCMW
• Contacten met medewerkers, teamleiders, collega’s van andere teams en het bestuur
• Frequent overleg met het deelteam klimaat rond de meest duurzame, energiezuinige en klimaatvriendelijke toepassingen inzake gebouwtechnieken (tandemwerking nastreven)
• Analyseren van organisatie- en interne klantenbehoeften met betrekking tot huisvesting en actief mee helpen zoeken naar geschikte gebouweninfrastructuur voor de interne klant
• Adviseren en informeren van diensten en teamverantwoordelijkheden met betrekking tot huisvesting, nieuwbouw- en verbouwprojecten
• Signaleren van noden, behoeften en tekorten vastgesteld tijdens het werken met de diverse diensten en medewerkers
• Waken over en meewerken aan een optimaal interne communicatie binnen het team
• Organiseren, actief deelnemen en opvolgen van intern overleg met de ploegbazen, magazijniers en de leidinggevende(n)
• De leidinggevende informeren over de voortgang van projecten en werkzaamheden van het team
• Zorgen voor een goede informatiedoorstroom naar team communicatie (info voor de website, folders en brochures, pers,…)

6. Kennis en regelgeving

• Kennis hebben van diverse technieken met betrekking tot bouwwerken en hun toepassingen
• Kennis hebben van specifieke wetgeving zoals wet op de overheidsopdrachten, decreet lokaal bestuur, algemeen reglement voor de arbeidsbescherming (ARAB), wet welzijn op het werk, AREI, … of bereid zijn om deze kennis te verwerven
• Goede kennis hebben van veiligheidsvoorschriften en het gebruik van persoonlijke beschermingsmiddelen bij de uitvoering van werken
• Actief opvolgen van vakliteratuur en wetgeving bv. via gerichte opzoekingen op het internet, nieuwsbrieven, deelname aan vormingen, opleidingen of bijscholingen, …
• Inzicht hebben in de evoluties met betrekking tot energiebesparing, klimaatmaatregelen, en energietransitie
• Kennis hebben van de gangbare administratieve computertoepassingen (MS Excel, Outlook, Word, PowerPoint, internet,…)

informatiebundel-+-functiebeschrijving-deskundige-technieken-en-gebouwenbeheer.pdf

• In het bezit zijn van een bachelorsdiploma.
• In het bezit zijn van een bachelorsdiploma of daarmee gelijkgesteld bij voorkeur in een technische richting,
• OF een diploma hoger secundair onderwijs of daarmee gelijkgesteld in een technische richting (mits slagen voor een niveau- of capaciteitstest die voorafgaand aan het programma wordt afgenomen
• Indien de kandidaten (nog) niet beschikken over hun diploma dan worden zij toegelaten tot de selectieprocedure als ze met hun kandidatuur een studiebewijs voorleggen samen met een verklaring dat ze binnen een termijn van 6 maanden zullen deelnemen aan de eindexamens voor het behalen van hun diploma. Het bewijs dat ze voldoen aan de diplomavoorwaarde wordt bezorgd aan het lokaal bestuur uiterlijk op de datum van hun aanstelling.
• Een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie (uittreksel uit het strafregister – niet ouder dan drie maanden)
  
• Medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie, in overeenstemming met de wetgeving betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk
• In het bezit zijn van een rijbewijs B
• Voldoen aan de vereiste van de taalkennis
• Slagen voor de selectieprocedure