Doel van de functie

Als deskundige secretariaat bied je deskundige en praktische ondersteuning aan de algemeen directeur en de teamleider strategie, secretariaat en communicatie in functie van een zo optimaal mogelijk besluitvormingsproces en een efficiënte en effectieve werking van het team.

Je staat in voor het voorbereiden en verwerken van de beslissingen van de bestuursorganen van ons lokaal bestuur (college van burgemeester en schepenen, …). Het behandelen van informatie op confidentiële wijze staat hierbij centraal. Je bent dé draaischijf voor de bestuursvergaderingen.

Je bent de back-up van de andere deskundigen secretariaat.

Takenpakket

Voorbereiden en verwerken van beslissingen van de beleidsorganen met als doel de kwaliteit van het besluitvormingsproces binnen het lokaal bestuur te ondersteunen

Dit bevat onder meer:

• Je bent de draaischijf voor de bestuursvergaderingen van Lievegem: voorbereiden, maken en verwerken van het besluitvormingsproces van onze beleidsorganen.

• Andere teams helpen bij het maken van dossiers en (ontwerp)besluiten voor de beleidsorganen.

• Opleiden van onze collega’s

  o   bij het gebruik van de software waar ons team voor verantwoordelijk is

  o   over onze besluitvorming

  o   over openbaarheid van bestuur

• Je schouders mee onder het beleidsdomein onderwijs zetten.

Back-up binnen de groep van deskundigen secretariaat

Je fungeert expliciet als back-up:

        ·          Van de noodplanningscoördinator

        ·          Voor de domeinen kerkfabrieken en intergemeentelijke samenwerkingsverbanden

Algemene taken voor de deskundige secretariaat

Deskundige en praktische ondersteuning van de algemeen directeur en de teamleider strategie, secretariaat en communicatie

Dit bevat onder meer:

• Gevoelige informatie ter goeder trouw en vertrouwelijk behandelen. Ook informatieveiligheid vind je erg belangrijk.

• Instaan voor de organisatie van vergaderingen, afspraken, briefwisseling verzorgen voor jouw eigen taken in samenspraak met de algemeen directeur en de teamleider strategie, secretariaat en communicatie.

• Kennis verwerven over de werking van onze briefwisseling.

• Deelnemen aan intern en extern overleg.

• Adviseren over het opzet van initiatieven, projecten en evoluties in het jouw veld.

• Algemene administratieve taken bv. maken van brieven, nota's,…

• De behandeling van aanvragen in het kader van de openbaarheid van bestuur.

• Opzoeken, verwerken en interpreteren van relevante en nodige regelgeving.

Professionaliseren en optimaliseren van onze werking

Dit omvat onder meer:

• Kritisch analyseren en verbeteren van werkprocessen, systemen  vanuit het klantenstandpunt, administratieve vereenvoudiging en efficiëntiewinst.

• Verbeterpunten benoemen en omzetten in de praktijk.

• Aandacht voor digitale transformatie, opportuniteiten inzake automatisering,… en deze invoeren in de werking.

• Aanbrengen van nieuwe beleidsitems op basis van signalen uit het werkveld en op basis daarvan beleidsvoorstellen, nota’s en adviezen formuleren voor een meer integrale aanpak

•  Zelfstandig uitwerken van projecten (van A tot Z).

•  Openstaan voor verandering en vernieuwende projecten; hiervan een ambassadeur zijn en de collega’s helpen om ermee aan de slag te gaan.

Kennis en ervaring

•   Juridische thema’s en kennis over de besluitvorming van lokale besturen zijn aanwezig of je bent bereid om deze aan te leren. Bv. functie-specifieke regelgeving, decreet lokaal bestuur, regelgeving noodplanning, openbaarheid van bestuur.

•  Kennis van de werking van een lokaal bestuur.

• Kennis van de maatschappelijke evoluties binnen de sector.

• Zeer goede kennis van de gangbare administratieve computertoepassingen (MS Excel, Outlook, Word, PowerPoint, internet,…) en een gezonde interesse in IT.

  Klik hier om de inlichtingenbundel te openen.
  

·        Je hebt een bachelordiploma of daarmee gelijkgesteld

·        OF je hebt een diploma hoger secundair onderwijs of daarmee gelijkgesteld (in dit geval dien je te slagen voor een niveau- of capaciteitstest die voorafgaand aan het selectieprogramma wordt afgenomen en dien je te beschikken over minimum 3 jaar relevante administratieve ervaring in een professionele omgeving)

·        Je bent communicatief vaardig, zowel schriftelijk als mondeling

·        Je plant acties en projecten en bouwt graag aan een netwerk binnen en buiten de organisatie

·        Je beschikt over inzet, de wil en ambitie om resultaten te boeken binnen de afgesproken deadline