Administratief medewerker bibliotheek (halftijds)

Doel van de dienst

De functie situeert zich binnen de cluster ‘Vrije Tijd en Onderwijs’.

De vrijetijdsdiensten binnen deze cluster bundelen de krachten en geven invulling aan het gemeentelijk vrijetijdsaanbod, ondersteuning van het verenigingsleven en een gericht vrijetijdsbeleid.  De expertises cultuur, jeugd, sport, erfgoed, bibliotheek en evenementen worden uitgebouwd en ingezet zodat iedereen in Deerlijk zich jeunt, zowel in verenigingsverband als individueel.   

De administratieve medewerkers van de bibliotheek staan in voor het ondersteunen van de bibliotheekwerking, het opnemen van diverse administratieve taken en het verzorgen van het onthaal in de bibliotheek.

Takenpakket

1 Onthaal bibliotheek

Verzorgen van het onthaal en eerstelijnsondersteuning (ter plekke in de bibliotheek, telefonisch en digitaal) van burgers en actoren en hen op een correcte en klantvriendelijke manier verder helpen.

• Onthaal van bezoekers en inwoners

• Algemene adviesverlening en infovoorziening over het bibliotheek- en vrijetijdsaanbod

• Informatie verstrekken over de collectie en beschikbare informatiebronnen

• Begeleiden van bezoekers bij het omgaan met procedures en apparatuur, met bijzondere aandacht voor het aanzetten en stimuleren tot het zelfstandig raadplegen van informatiebronnen en uitlenen

• Ter beschikking stelling van gedrukte informatiekanalen (brochures, flyers, …)

• Doorverwijzen naar de juiste interne of externe dienst

• Meedenken naar klantgerichte oplossingen inzake onthaal van burgers

2 Ondersteuning bibliotheekwerking

Ondersteunen van de bibliotheekwerking, waarbij de input wordt aangeleverd door de bibliothecaris, het clusterhoofd en de administratie.

• Ondersteunen bij de collectieopbouw en -ontsluiting binnen de bibliotheek

• Ondersteunen, uitwerken en uitvoeren van activiteiten en projecten van de bibliotheek en de vrijetijdsdiensten

• Zorgen voor een overzichtelijke en gebruiksvriendelijke terbeschikkingstelling van bibliotheekmaterialen

• Collectieverzorging en signaleren of materialen vervangen of hersteld moeten worden

3 Administratie

Uitvoeren van administratieve handelingen.

• Verzorgen van uitleenadministratie en administratie gelinkt aan activiteiten en projecten van de bibliotheek en de vrijetijdsdiensten

• Opvolgen van financiële administratieve processen eigen aan de werking van de bibliotheek, zoals voorbereiden van de geringe dagontvangsten, facturatie en onkostennota’s, kassabeheer, …

• Opmaken van rapporten

• Tijdig opstarten, zorgvuldig toepassen en opvolgen van de diverse administratieve procedures

• Instaan voor verzenden, verspreiden, klasseren, archiveren en kopiëren

4 Interne communicatie

Garanderen van open interne communicatie naar de medewerkers, de dienstverantwoordelijke, de collega’s van andere diensten en het bestuur.

• Meewerken aan een optimaal interne communicatie binnen de dienst

• Afhandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen

• Verstrekken van nuttige informatie omtrent doelgroepen aan de bibliothecaris, het clusterhoofd, de coördinator vrijetijdspromotie en de administratie en aan verantwoordelijken van andere diensten die dit kunnen aanbelangen.

5 E-inclusie

We verwachten van elke medewerker van ons lokaal bestuur een digitale basishouding.

Wanneer een burger langskomt met een vraag of een probleem, verwachten we dus dat je probeert de burger laagdrempelig en digitaal te helpen. Op die manier creëer je een digitale oefenkans. Een digitale oefenkans kan zeer simpel zijn: helpen bij het inscannen van een QR-code, aansluiten op de openbare wifi, etc.

We vinden het belangrijk om onze burgers digitaal sterker te maken. Op die manier willen we digitale uitsluiting voorkomen.

Als je tewerkgesteld wordt in een dienst met een digitale toepassing gericht op de burger is het ook de bedoeling dat jij de brug maakt tussen de burger en deze toepassing. 

6 Vertrouwelijkheid persoonsgegevens

Als medewerker bij een lokaal bestuur bestaat de kans steeds dat je in contact komt met persoonsgegevens. Deze worden in geen geval  bijgehouden, geconsulteerd of verstrekt, ook niet binnen de organisatie of met het bestuur, wanneer dit niet noodzakelijk is voor de uitoefening van de taak of indien er geen wettelijke plicht toe bestaat. Bij twijfel neem je contact op met de informatieveiligheidsconsulent van het bestuur.

Algemene toelatingsvoorwaarden

• Je vertoont een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de functie. We toetsen dit aan de hand van een recent uittreksel (maximum 3 maanden oud) uit het strafregister. Als daarop een ongunstige vermelding voorkomt, mag je daarvoor een schriftelijke toelichting voorleggen.

• Je geniet alle burgerlijke en politieke rechten.

• Je bent medisch geschikt voor de uit te oefenen functie, in overeenstemming met de wetgeving betreffende het welzijn van de werknemers bij uitvoering van hun werk.

• Bij een contractuele aanwerving: geen nationaliteitsvereiste (wel legaal in België verblijven en tot de arbeidsmarkt zijn toegelaten).

Algemene en specifieke aanwervingsvoorwaarden

• Je bent houder van een diploma dat minstens toegang geeft tot een functie van niveau C  (een diploma van het secundair onderwijs of daarmee gelijkgesteld onderwijs).

• Je bezit een geldig rijbewijs van minstens categorie B.

• Je voldoet aan de vereiste over de taalkennis, opgelegd door de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966.

• Je slaagt voor de selectieprocedure.