Deskundige personeel

Het lokaal bestuur Lievegem is op zoek naar een deskundige personeel (B1-B3), in voltijds dienstverband. De functie wordt ingevuld via een bevorderingssprocedure.

Als deskundige personeel sta je in voor een correcte, kwalitatieve en klantgerichte uitvoering van het personeelsbeleid en de personeelsadministratie. Je ondersteunt medewerkers en de leidinggevenden bij personeel gerelateerde vraagstukken. Je beheert personeelsdossiers en loonadministratie, werkt HR-projecten uit en levert een actieve bijdrage aan de ontwikkeling van een toekomstgericht HR-beleid.

Vanuit expertise, analyse en samenwerking draagt de deskundige personeel bij aan een efficiënt en aantrekkelijk werkgeverschap binnen het lokaal bestuur.

Takenpakket

Deze lijst is indicatief

Loonadministratie

Instaan voor een correcte, tijdige en conforme verwerking van salarissen, vergoedingen en personeelsgegevens zodat medewerkers kunnen rekenen op een foutloze loonverwerking en het bestuur voldoet aan de geldende wet- en regelgeving.

Voorbeelden van taken:

• Je volgt in samenwerking met het sociaal secretariaat de loonadministratie op met het oog op een correcte loonverwerking en tijdige uitbetaling van het salaris, toelagen en vergoedingen

• Je volgt en past de regelgeving en reglementeringen toe (rechtspositieregeling, sociale- en arbeidswetgeving, arbeidsreglement, personeelssubsidies,…)

• Je registreert gegevens voor toekenning salaris, maaltijdcheques, bijzondere prestaties,…

• Je ziet documenten en loopbaangegevens na voor de vaststelling van de individuele jaarwedden

• Je controleert de loongegevens en betaalbestanden

Klantgericht aanspreekpunt/contactpersoon voor HR-vragen

Fungeren als eerste aanspreekpunt voor medewerkers, leidinggevenden en externe partners inzake HR-gerelateerde vragen en zorgen voor een professionele, correcte en klantgerichte dienstverlening.

Dit omvat onder meer volgende taken:

• Je fungeert als aanspreekpunt voor de jou toegewezen teams en de individuele personeelsleden voor hun vragen

• Je verleent een klantgerichte eerstelijnshulp: registreren, analyseren, prioriteren en behandelen van HR-problemen en -meldingen

• Je onderhoudt regelmatig contact, ook ter plaatse, met de jou toegewezen teams en personeelsleden

• Je werkt vlot samen zodat vragen snel en gecoördineerd afgehandeld worden

• Je draagt bij tot het versterken van de samenhorigheid en de goede sfeer binnen het eigen team en je stimuleert deze in de jou toegewezen teams

• Je verzorgt infomomenten over wijzigingen in de regelgeving of projecten voor de jou toegewezen teams

Individueel dossierbeheer en personeelsadministratie

Beheren en opvolgen van personeelsdossiers gedurende de volledige personeelsloopbaan, met aandacht voor correcte administratie, juridische conformiteit en een optimale dienstverlening.  

Dit omvat onder meer deze taken:

• Je bouwt en onderhoudt de individuele HR-dossiers naar aanleiding van vragen rond de diverse HR-domeinen bv. ontwikkeling, verlofstelsels en afwezigheden, feedback en evaluatie, aanwezigheidsbeleid, tijdsregistratie, hospitalisatieverzekering, salaris, arbeidsongevallen, pensioenen, in-, door- en uitstroom...

• Je begeleidt de medewerkers in hun loopbaan met het oog op hun welbevinden, zodat elke medewerker zich ten volle kan ontplooien

• Je voert en begeleidt personeelsgesprekken bv. ontslag, re-integratie na ziekte of afwezigheid, bijsturingsgesprekken, gesprekken over de functie van de medewerker en zijn rol in het team,…

• Je communiceert helder en proactief met de belanghebbenden over de inhoud en de voortgang van het dossier

Managen en uitvoeren van HR-projecten

Voorbereiden, coördineren en realiseren van HR-projecten en verbeterinitiatieven die bijdragen aan de strategische doelstellingen van de organisatie en de verdere professionaliseren van het HR-beleid.

Voorbeelden van taken:

• Je formuleert voorstellen om de operationele werking bij te sturen

• Je werkt mee aan acties en projecten rond HR-materie bv. employer branding, diversiteitsbeleid, organisatiecultuur, VTO beleid, …

• Je staat open voor verandering en vernieuwende HR-projecten; je bent hiervan een ambassadeur en je begeleidt de collega’s tijdens de implementatie en toepassing van het verandertraject

Voorbereiden, coördineren en opvolgen van selectieprocedures

Zelfstandig organiseren van selectieprocedures

Voorbeelden van taken:

• Je organiseert selectieprocedures van A tot Z, je geeft administratieve en organisatorische ondersteuning bij selectieprocedures bv. vacatureberichten, functiebeschrijvingen, publicaties, screening kandidaten, organiseren van selectiegesprekken, organiseren van de jury en de proeven, waarnemen van het secretariaat, maken van selectieverslagen,…

Ondersteunen bij beleidsvoorbereiding en het uitwerken van een toekomstgericht HR-beleid – algemene administratieve ondersteuning

Aanleveren van expertise, analyses en voorstellen ter ondersteuning van de ontwikkeling, implementatie en evaluatie van een duurzaam en toekomstgericht personeelsbeleid.

Het geven van administratieve en inhoudelijke ondersteuning bij de opmaak van beleidskaders.

• Je maakt, verwerkt en volgt de beslissingen en documenten voor de beleidsorganen bv. besluiten algemeen directeur, collegebesluiten…op

• Je biedt ondersteuning bij de opmaak van een strategische personeelsplanning, met oog voor de korten en lange termijn

• Je werkt mee en bewaakt de goede arbeidsomstandigheden, - voorwaarden, - voorzieningen en – relaties om de personeelsleden te blijven motiveren

• Je analyseert kritisch en verbetert de werkprocessen vanuit het klantenstandpunt, administratieve vereenvoudiging en efficiëntiewinst

• Zich proactief informeren en opvolgen van ontwikkelingen, methodieken, trends en tools rond HR via vorming, literatuur, netwerking,…

• Je werkt draaiboeken, handleidingen uit,… van HR projecten en – toepassingen en documenten van procedures.

• Je geeft administratieve ondersteuning bij bv. organiseren van overleg, vormingen, onthaalmomenten, …

Communicatie en netwerken

Opbouwen en onderhouden van professionele contacten en zorgen voor een duidelijke, tijdige en correcte communicatie over HR-processen, projecten en beleidsinitiatieven, zowel intern als extern

• Je communiceert vlot en helder met de medewerkers over de HR-items die hen aanbelangen

• Je ondersteunt een kwaliteitsvolle interne communicatie zodat iedereen toegang heeft tot de informatie die belangrijk is om zijn taak optimaal te kunnen realiseren

• Je verzorgt contacten met de interne teams en externe organisaties om gegevens en informatie te bekomen, de dienstverlening en/of (samen)werking te optimaliseren en de interne expertise verder uit te bouwen

• Je neemt actief deel aan overlegmomenten en neemt initiatief voor informatie-uitwisseling

• Je bevordert netwerkvorming, initiatieven en samenwerkingsverbanden met externe partners uit het werkveld

• Je draagt bij tot een proactieve en positieve sfeer en stimuleert de samenhorigheid

HR Analytics

Verzamelen, analyseren, interpreteren en rapporteren van personeelsgegevens en HR-kengetallen teneinde beleidsbeslissingen te ondersteunen, trends te detecteren en de effectiviteit van HR processen en -initiatieven te verhogen.

• Verzamelt, controleert en verwerkt personeelsgegevens op een nauwkeurige en systematische manier

• Zet personeelsgegevens om naar bruikbare informatie voor beleidsvoorbereiding en besluitvorming

• Volgt relevante HR-kengetallen op, zoals ziekteverzuim, personeelsverloop, instroom, uitstroom, opleiding en rekrutering

• Het efficiënt gebruiken van digitale tools en systemen om gegevens te verzamelen en te analyseren.

• Analyseert HR-data en vertaalt deze naar bruikbare inzichten

Voor de visie, waarden en kerncompetenties verwijzen wij graag door naar de functiebeschrijving.

• Minimum vier jaar niveauanciënniteit hebben in een graad van niveau C

• Indien wettelijk of decretaal vereist voor de invulling van de functie: in het bezit zijn van een specifiek diploma of getuigschrift

• Indien noodzakelijk voor de uitoefening van de functie:

  o   Een specifieke opleiding gevolgd hebben

  o   In het bezit zijn van een rijbewijs categorie B

• Een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie (recent uittreksel strafregister algemeen model te bezorgen voor indiensttreding)

• De burgerlijke en politieke rechten genieten

• Medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie

• Onderdaan zijn van de EER

• Voldoen aan de vereiste over de taalkennis

• Slagen voor de selectieprocedure

Wat bieden wij jou?

• Een inhoudelijk boeiende job met veel verantwoordelijkheid.

• Een voltijdse contractuele aanstelling van onbepaalde duur (38/38) – weddeschaal B1 – B3

  • Brutowedde bij aanvang bedraagt ongeveer: € 3.123,31, nettowedde ongeveer: € 2.259,03

  • Brutowedde met 5 jaar anciënniteit bedraagt ongeveer: € 3.388,60, nettowedde ongeveer: € 2.350,43

  • Brutowedde na 10 jaar B2 – bedraagt ongeveer: € 3.882,04, netttowedde ongeveer: € 2.565,09

• Extralegale voordelen: maaltijdcheques met een waarde van 10 euro per gewerkte dag, ecocheques met een waarde van 200 euro per jaar, gratis hospitalisatieverzekering, fietsvergoeding, aansluiting bij de sociale dienst (GSD-V) met tal van voordelen (premies, financiële tussenkomsten, kortingskaart PlusPas), aanvullend pensioen (3% van het pensioengevend jaarloon), fietslease

• Mogelijkheid tot vorming en opleidingc

• Interessante verlofregeling (35 werkdagen voor een voltijdse tewerkstelling)

Uit welke stappen bestaat de selectieprocedure?

Deel 1: Schriftelijke proef - 40 punten

Kandidaten verwerken een opdracht op niveau van de functie. In de case wordt nagegaan in welke mate het profiel van de kandidaat overeenstemt met het profiel van de functie. In de opdracht wordt naar de kennis gepeild en de vereiste vaardigheden en attitudes nodig voor de functie. Om geslaagd te zijn voor de schriftelijke proef moet de kandidaat 50% behalen. Dit selectieonderdeel is eliminerend.

Deel 2: Mondelinge proef - 60 punten

Competentiegericht interview dat peilt naar de overeenstemming van het profiel van de kandidaat, met de specifieke vereisten van de functie, evenals van zijn motivatie en van zijn interesse voor het werkterrein.

Om geslaagd te zijn voor de volledige selectieprocedure dient de kandidaat minimum 60% te behalen (op elk selectieonderdeel minimum 50%, in totaal op alle selectieonderdelen 60%)

Wervingsreserve

Indien je geslaagd bent voor alle proeven, maar niet onmiddellijk wordt aangeworven door het college van burgemeester en schepenen, word je opgenomen in de wervingsreserve. De kandidaten in de wervingsreserve worden gerangschikt in volgorde van hun resultaat. De wervingsreserve geldt voor drie jaar en vangt aan vanaf de eerste dag van de maand volgend op de datum van het eindrapport van de selectie.

Hoe solliciteren?

Solliciteren kan tot en met 11 november 2026.

Wij vragen van jou een curriculum vitae (cv), kopie van jouw diploma en een motivatiebrief.

Onvolledige sollicitaties op de dag van de afsluiting van de kandidaturen worden niet aanvaard.

Problemen met solliciteren? Neem dan contact op met team personeel; personeel@lievegem.be Meer informatie over de inhoud van de functie kan je opvragen via vacatures@lievegem.be of bel naar 09 396 23 00. Voor personen met een beperking kan op hun verzoek hinderpalen die verbonden zijn met de handicap door redelijke aanpassingen verholpen worden, zodat zij aan de selectieproeven kunnen deelnemen.

Beoordeling van de kandidaturen

Het college van burgemeester beoordeelt na de uiterste inschrijvingsdatum de geldigheid van de kandidaturen. Indien je niet voldoet aan de opgesomde voorwaarden, dan kan je niet deelnemen aan de selectieproeven. De reden van uitsluiting wordt je schriftelijk of per e-mail meegedeeld.