Deskundige burger

Deskundige burger (B1-B3)

Visie

Het lokaal bestuur Lievegem streeft naar een optimale dienstverlening voor haar inwoners. Om dit te realiseren zoekt het bestuur enthousiaste en dynamische medewerkers.

Doel van de functie

Team burger is verantwoordelijk voor alle taken inzake bevolking, burgerlijke stand en vreemdelingenzaken. Het team behandelt de verschillende vragen en aangiftes i.v.m. o.a. geboorte, adoptie, rijbewijs, adreswijziging, identiteitskaarten, huwelijk, overlijden ... en zorgt voor de opvolging en afwerking ervan. Het team beheert de bevolkingsgegevens en verstrekt de nodige en/of gevraagde documenten, afschriften en attesten aan de burger. Als deskundige burger ondersteun je de teamleider burger met je specifieke expertise. Je volgt de relevante wetgeving voor het deeldomein “bevolking” of “burgerlijke stand” op en bewaakt de kwaliteit en klantvriendelijkheid van de dienstverlening. Je werkt aan de complexe dossiers in jouw vakgebied.

Je staat, samen met je collega's, in voor een vlotte, professionele, vriendelijke en heldere dienstverlening aan de burgers. Je weet vragen met betrekking tot jouw specialisatie “bevolking” of “burgerlijke stand” van burgers te vertalen naar de concrete dienstverlening van het lokaal bestuur Lievegem. Je begeleidt, informeert en adviseert de inwoners en de medewerkers over de materies eigen aan het deeldomein “bevolking” of “burgerlijke stand” en geeft een juist en volledig antwoord op vragen via telefoon, e-mail of loket. Daarnaast voer je samen met de backoffice de verdere afwerking en opvolging van de dossiers uit. Team burger werkt zeer nauw samen met team onthaal. Er kan aan jou gevraagd worden om taken op te nemen die zich binnen het team onthaal situeren om een meer geïntegreerde dienstverlening aan de burger te realiseren

Plaats in de organisatie

Je rapporteert aan en werkt onder leiding van de teamleider burger.

Resultaatgebieden

Deze lijst is indicatief.

Uitvoeren en beheren van specifieke taken van het deeldomein burgerlijke stand en/of bevolking om een correcte, optimale en kwaliteitsvolle werking te verzekeren

Dit omvat onder meer:

• informeren van de burger inzake aangelegenheden van burgerlijke stand en/of bevolking

• bijhouden van genealogie voor burgers of overheid

• ondersteunen van de ambtenaar van de burgerlijke stand bij de huwelijksplechtigheid

• maken en bijhouden van statistieken en rapporten

• bijwerken van de bevolkingsregisters op basis van de geboorteakten, verwerving van de Belgische nationaliteit, huwelijken en echtscheidingen, adopties, erkenningen, betwisting vaderschap, verandering naam, overlijdens, …

• maken en afleveren van attesten: samenstelling van gezin, bewijs van leven, bewijs van nationaliteit, bewijs van woonst, …op vraag van de burger en/of op schriftelijke vraag van derden

• registeren, maken en afleveren van akten en documenten met betrekking tot huwelijk, adreswijzigingen, echtscheiding, geboorten, betwisting afstamming, overlijdens, erkenningen, (volle) adoptie, naamsverandering, geslachtswijziging, identiteitskaarten, internationale paspoorten, en (voorlopige) rijbewijzen,…

• verstrekken van uitleg rond wilsverklaringen en maken van andere verklaringen binnen je vakdomein

• beheren van het strafregister: registratie strafrechterlijke gegevens, afleveren attesten en uittreksels,…

• maken en opvolgen van wettelijke, verplichte statistieken: geboortes, sterfgevallen, huwelijken, echtscheidingen (NIS)

• algemene administratieve taken bv. maken van brieven, nota's, beslissingen voor de officiële organen (bv. college)…

• ondersteunen en coördineren van de voorbereiding en organisatie van verkiezingen

• instaan voor de afhandeling (van A tot Z) van complexe administratieve dossiers, vaak in overleg met andere collega's en organisaties bv. gemeentebesturen, ministeries

Informeren, helpen en begeleiden van interne en externe klanten met het oog op een correcte en klantvriendelijke dienstverlening

Dit omvat onder meer:

• fungeren als eerste aanspreekpunt voor burgers (aan het loket, telefonisch of digitaal) en hen opvangen bij vragen of problemen m.b.t. aangelegenheden van team burger

• begeleiden, informeren en adviseren van burgers op een correcte en klantgerichte manier over de materies eigen aan het deeldomein van het team burger

• ad hoc interne of externe instanties contacteren om antwoorden te staven

• eindbeslissingen nemen bij de behandeling van betwiste dossiers of in uitzonderlijke omstandigheden (in overleg met de teamleider en de bevoegde mandataris)

• uitvoeren van andere taken van het team om de continuïteit van de dienstverlening te verzekeren

Een optimale informatiedoorstroming verzekeren en functionele netwerken onderhouden en opbouwen (interne personen, doelgroepen, adviesraden,... werkzaam binnen het vakgebied)

Dit omvat onder meer:

• communiceren en informatie uitwisselen met interne en externe personen voor het vlot verloop van de dossiers en de samenwerking

• informeren en/of begeleiden van collega’s van het eigen team of andere teams eigen aan het deeldomein van het team burger

• optimaliseren van bestaande relaties met externen: andere openbare diensten, toezichthoudende overheid,...

• constructief deelnemen aan werkoverleg

• rapporteren aan de teamleider over de taakuitvoering, de stand van zaken inzake uitvoering van een project,…

• signaleren van onregelmatigheden, defecten, klachten,… te maken met de eigen taakuitvoering of die van het team

Zich voortdurend op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving van belang voor de dienst

Dit omvat onder meer:

• actief opvolgen van de relevante regelgeving, documentatie en literatuur en deze delen met het team om de procedures, werking en kennis actueel te houden

• interpreteren en toepassen van relevante wetgeving voor de behandeling van dossiers en voorbereiding van beslissingen voor de gemeentelijke organen

• uitwisselen van relevante informatie op gebied van procedures, werkprocessen en/of regelgeving met collega’s zodat deze correct vertaald wordt naar de praktijk correct

Professionaliseren en optimaliseren van de werking van het deeldomein burgerlijke stand en/of bevolking

Dit omvat onder meer:

• kritisch analyseren en verbeteren van werkprocessen vanuit het klantenstandpunt, administratieve vereenvoudiging en efficiëntiewinst

• verbeterpunten benoemen en omzetten in de praktijk • continue aandacht voor digitale transformatie, opportuniteiten inzake automatisering,… en deze invoeren in het team

• formuleren van voorstellen om de operationele werking bij te sturen

• verzorgen van een digitaal informatiebeheer / archief binnen het team

• naleven van de principes inzake informatieveiligheid

• aanbrengen van nieuwe beleidsitems op basis van signalen uit het werkveld

• formuleren van beleidsvoorstellen, nota’s en adviezen

• leggen van verbindingen naar andere beleidsdomeinen en een meer integrale aanpak

• zelfstandig uitwerken van projecten (van A tot Z) binnen de deeldomeinen burgerlijke stand en/of bevolking

• openstaan voor verandering en vernieuwende projecten; hiervan een ambassadeur zijn en de collega's begeleiden tijdens implementatie en toepassing van het verandertraject

Kennis en ervaring

Dit omvat onder meer:

• inzicht in en kennis van de basisregelgeving verwerven (of bereid zijn om deze te verwerven) en op peil houden bv. functie-specifiek regelgeving, decreet lokaal bestuur, privacywetgeving, bevolkingswetgeving, wetgeving burgerlijke stand, informatieveiligheid,…)

• kennis van de werking van een lokaal bestuur en het deeldomein

• kennis hebben van de maatschappelijke evoluties binnen de sector

• zeer goede kennis van de gangbare administratieve computertoepassingen (MS Excel, Outlook, Word, PowerPoint)

• gevorderde kennis van systemen/applicaties die gebruikt worden binnen het werkdomein van team burger of bereid zijn deze te verwerven (Belpic, Belpas, Mercurius, Centraal Strafregister, eGovFlow (eSignFlow), Bravo, WOCODO, Mobilit Photosignature, Scansearch, CS Dabs, Dynasure, Soical Security, Hospes, Begraafplaatsen.net, …)

• kennis van het opzoeken van informatie binnen het eigen werkdomein, bijvoorbeeld regelen wetgeving

• inzicht hebben in de mogelijkheden en de algemene evolutie van ICT en automatisatiemogelijkheden

• Kennis van het decreet Lokaal Bestuur

• Algemene kennis van de werking van een gemeente en overheidsinstellingen

• Actief raadplegen van vakgerichte informatie, vakkennis gebruiken om een visie te ontwikkelen met beleidsvoorstellen

• Zeer goede kennis van de gangbare administratieve softwaretoepassingen (MS Excel, Outlook, Word, PowerPoint)