Afdelingshoofd Interne Zaken

Afdelingshoofd Interne Zaken (A1a-A3a)

Als afdelingshoofd Interne Zaken ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse algemene coördinatie van de afdeling en sta je mee in voor het bewaken van de kwaliteit en het optimaliseren van de werking en efficiëntie van de gehele organisatie.

De afdeling Interne Zaken omvat de diensten secretariaat en organisatiebeheer, communicatie en onthaal, ICT en digitalisering, personeel en logistiek. De afdeling Interne Zaken ondersteunt onder meer de werking van de bestuursorganen, het managementteam en de algemeen directeur door het voorbereiden, uitwerken en realiseren van dossiers en beleidsbeslissingen.

Als afdelingshoofd sta je in voor een efficiënte en kwalitatieve taakuitvoering van de diensten van de afdeling. Je werkt onder leiding van de algemeen directeur en maakt deel uit van het managementteam (MAT).

Functie-inhoud

Als afdelingshoofd Interne Zaken sta je in voor diverse taken, steeds in nauwe samenwerking met de algemeen directeur en de afdeling:

Aansturing en coördinatie

• Organiseren en coördineren van de afdeling met het oog op een efficiënte en effectieve werking

• Dagdagelijks aansturen van de medewerkers binnen de afdeling

• Ondersteuning bieden aan de diensten bij de opvolging van dossiers en projecten

• Waken over de kwantiteit en kwaliteit van de geleverde diensten

• Uitwisselen van informatie met andere diensten

• Opvolgen en implementeren van nieuwe regelgeving met betrekking tot de afdeling

• Eerste evaluator van 7 medewerkers

Beleidsondersteuning en organisatiebeheer

• Mee vormgeven aan het beleid en de uitvoering ervan

• Opvolgen en coördineren van de budgetten van de afdeling

• Lid van het managementteam (MAT)

• Lid van de Informatieveiligheidscel

• Opvolgen van diverse samenwerkingsverbanden

• (Beleids)ondersteuning bieden aan de algemeen directeur in diverse beleidsthema’s en dossiers

• Coördineren van de voorbereiding en afwerking van gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn

• Inhoudelijke voorbereiding en uitwerking van diverse dossiers

• Centrale rol in het personeelsbeleid en -beheer

• Coördineren en ondersteunen van diverse projecten, onder meer trekken van projecten inzake organisatiebeheersing

• Opvolgen en coördineren van de kwaliteit binnen de volledige werking en diverse werkprocessen van de organisatie

• Opvolging van klachten, verzoekschriften en complexere vragen i.k.v. openbaarheid van bestuur 

Communicatie

• Coördinatie, ondersteuning en eindredactie van zowel de interne als externe communicatie 

• Instaan voor een optimale informatie-uitwisseling naar de algemeen directeur, de medewerkers van de verschillende diensten en het  bestuur

• Delen van informatie en expertise

• Signaleren van noden, behoeften en tekorten vastgesteld tijdens het werken met diverse entiteiten en medewerkers

Opmerking

Het is de bedoeling om via de beschrijving van de functie-inhoud een beeld te vormen van de functie en de belangrijkste taken aan te halen. Deze opsomming heeft dus geenszins de intentie om volledig te zijn. De functie kan ook taken omvatten opgedragen door de algemeen directeur of de leidinggevende, die niet in deze lijst zijn opgesomd, waaronder verrichten van ondersteunende taken van collega’s van de eigen en andere diensten van het lokaal bestuur.

Functieprofiel

• Je beschikt minimum over een masterdiploma of je beschikt over minstens 4 jaar relevante beroepservaring in een leidinggevende of staffunctie, bijvoorbeeld als diensthoofd, project- beleids- of stafmedewerker (mits het slagen in een bijkomende capaciteitstest op niveau A).

• Je hebt bij voorkeur ervaring met het motiverend aansturen van een team en individuele medewerkers.

• Je bent klantgericht en hecht belang aan kwaliteit en een optimale dienstverlening.

• Je bent gemotiveerd, betrokken en neemt verantwoordelijkheid.

• Je kan zelfstandig werken, voorstellen formuleren en bent besluitvaardig.

• Je bent oplossingsgericht en organisatorisch sterk.

• Je kan vlot schakelen tussen verschillende projecten en taken.

• Beleidsvoorbereidend werk schrikt je niet af.

• Je kan beleidsdoelstellingen vertalen naar concrete acties.

• Je bent digitaal vaardig, kan goed werken met Microsoft 365 toepassingen en leert vlot nieuwe programma’s en toepassingen aan.

• Kennis over of ervaring met de werking van een lokaal bestuur is een pluspunt.

• Kennis van de basiswetgeving op het niveau van het bestuur (decreet lokaal bestuur, wetgeving overheidsopdrachten, …) is een pluspunt.  

• Je kan je snel inlezen in diverse wet- en regelgeving en het juist interpreteren ervan.

Algemene voorwaarden

Om bij het gemeentebestuur te kunnen werken, moet je voldoen aan volgende voorwaarden:

• Een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie waarvoor je solliciteert.

• De burgerlijke en politieke rechten genieten.

• Voldoen aan de taalvoorwaarde, opgelegd door de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966.

Specifieke voorwaarden bij aanwerving

• Houder zijn van een masterdiploma niveau A: ofwel een masterdiploma, ofwel een diploma van het universitair onderwijs of een diploma van het hoger onderwijs van twee cycli dat gelijkgesteld werd met universitair onderwijs.

• Voor deze procedure worden ook kandidaten toegelaten die geen masterdiploma hebben, maar 4 jaar relevante beroepservaring in een leidinggevende of staffunctie kunnen bewijzen aan de hand van tewerkstellingsattest(en) en functiebeschrijving(en). Bijkomend dienen deze kandidaten te slagen voor een capaciteitstest op niveau A of een bewijs te kunnen voorleggen van een gunstig attest of getuigschrift waaruit blijkt dat voor dezelfde of een vergelijkbare functie bij dezelfde of bij een andere overheid de kandidaat al eerder geslaagd is voor dergelijke niveau- of capaciteitstest. Deze kandidaten worden vrijgesteld van een nieuwe deelname aan een capaciteitstest. De capaciteitstest op niveau A waarin de kandidaat slaagde, is op het ogenblik van het afsluiten van de kandidaturen maximaal 5 jaar oud.

• Slagen voor de selectieprocedure.

Voorwaarden bij bevordering

Voor kandidaten die reeds bij het lokaal bestuur Maarkedal (gemeente of OCMW) werken, gelden onderstaande bevorderingsvoorwaarden:

• Op datum van afsluiting van de kandidaturen tenminste 2 jaar graadanciënniteit in niveau B of in een graad van minstens functieklasse IFIC 14 hebben.

• Geen ongunstig evaluatieresultaat hebben.

• Slagen voor de selectieprocedure.

Voldoe je als werknemer van het lokaal bestuur Maarkedal niet aan de voorwaarden voor bevordering? Dan kan je als intern personeelslid ook in dienst treden via externe aanwerving, als je over het vereiste diploma beschikt.